Column
Subsidies zijn zo slecht nog niet
19 augustus 2010
Ondernemers staan over het algemeen sceptisch tegenover subsidies. Niet vanwege het geld dat zij voor een project ontvangen – dat komt immers wel goed uit – maar vanwege de controle die de overheid uitoefent nadat de subsidie is toegezegd. Als ondernemer zit je niet te wachten op pottenkijkers en heb je evenmin zin alles tot in detail bij te houden. Toch is een subsidiecontrole eenvoudig te overleven. Zoals zo vaak geldt: een goed begin is het halve werk. De do’s om veilig door de subsidiecontrole te komen.
De verplichtingen waaraan moet worden voldaan wanneer de subsidie is binnengehaald, staan doorgaans duidelijk beschreven in de beschikking, de wet- en de regelgeving en de aanvullende bepalingen. Bij grote regelingen hoort vaak ook nog een aparte Handleiding Projectadministratie (HPA). Het is zaak deze stukken al bij het begin van het project (en het liefst nog daarvoor) goed door te lezen. Sla tijdens het lezen alle punten en voorwaarden die van toepassing zijn op het project op in een apart document in de projectmap. Dan hoeven projectmedewerkers bij vragen en onduidelijkheden niet steeds opnieuw alle toelichtingen en regels door te spitten. Noteer daarnaast alvast alle data en deadlines in de bedrijfsagenda. Het gaat hierbij vaak om data voor het inleveren van tussenrapportages, uren en facturen en de einddeclaratie. Mis deze data niet! Het mislopen van een deadline kan verregaande gevolgen hebben, zelfs het terugbetalen van subsidiegeld.
Zet vervolgens de administratie op volgens de richtlijnen van de beschikking en houdt van meet af aan alle gegevens bij. Achteraf corrigeren en bijwerken kost veel tijd en geeft kans op fouten. Bovendien zijn, met name bij technische projecten, de eerste gegevens al van belang. Uren die zijn gemaakt voor het maken van de eerste premature krabbels en losse schetsen tellen vaak al mee.
Om de communicatie met de subsidieverstrekker zo soepel mogelijk te laten verlopen, is het handig tijdig melding te maken van alle wijzigingen of tegenvallers die zich voordoen bij de uitvoer van het project. Een verandering hoeft namelijk geen negatieve gevolgen te hebben voor de subsidie maar moet wel bij de subsidieverstrekker bekend zijn. Zorg verder, om irritaties te voorkomen, dat wanneer de controle plaatsvindt, alle stukken paraat zijn. Kort opgesomd gaat het hierbij om een overzichtelijke urenregistratie, een begroting met externe kosten (inclusief eventuele betalingsbewijzen en resultaten van aanbestedingsprocedures) en een technisch dossier. Overleg overzichtelijke documenten en mappen met informatie. Wanneer je een slordige indruk afgeeft, kan dit het vertrouwen van de subsidieverstrekker schaden en dat komt de beoordeling van het project natuurlijk niet ten goede.
